Polityka ochrony danych osobowych

W niniejszym dokumencie przekazujemy Państwu informacje o tym, jak spółka Dibaq a.s. pozyskuje i przetwarza Państwa dane osobowe, w związku z zamówieniami i dostawami oferowanych towarów, w związku z reklamacjami, prowadzeniem strony internetowej, uczestnictwem w programie dla hodowców i realizacją naszych relacji z dostawcami usług związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jednocześnie informujemy o Państwa prawach w związku z przetwarzanymi danymi osobowymi.

Przy przetwarzaniu danych osobowych stosujemy się do obowiązujących regulacji prawnych, w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (w dalszej części jako „Rozporządzenie UE”), które weszło w życie z dniem 25 maja 2018 r.

Przetwarzanie danych osobowych zawsze jest związane z naszą działalnością handlową, zapytaniami, zamówieniami i dostawami naszych towarów oraz określonym celem przetwarzania. Nasze produkty oferujemy na następujących stronach internetowych, których jesteśmy operatorem: www.eshop.dibaq.pl i www.fitmin.pl. Każda strona internetowa zawiera pełne informacje o danym produkcie, a także pełne informacje dotyczące ochrony danych osobowych.

Dokument ten będzie regularnie aktualizowany, jeśli znajdzie potrzeba jego aktualizacji. Zaktualizowana wersja Polityki obowiązuje od momentu publikacji na stronie internetowej.

Chronimy Państwa dane osobowe w maksymalnym możliwym zakresie, który odpowiada poziomowi technicznemu dostępnych środków. W spółce Dibaq a.s. istnieją wewnętrzne zasady określające, którzy pracownicy mogą uzyskać dostęp do Państwa danych osobowych i w jakim zakresie mogą je przetwarzać.

Zachęcamy do uważnego przeczytania tych informacji. Zrobiliśmy wszystko, aby były jak najbardziej zrozumiałe. Jeśli jakaś informacja jest dla Państwa niejasna, chętnie wyjaśnimy każde pojęcie lub ustęp. Pytania prosimy kierować na adres e-mail przeznaczony do kontaktów, podany w punkcie 1 poniżej.

1. ADMINISTRATOR PAŃSTWA DANYCH

Spółka Dibaq a.s. z siedzibą pod adresem Helvíkovice 90, 564 01 Žamberk, Republika Czeska (w dalszej części jako „Spółka”).

Adres e-mail przeznaczony do kontaktów: info@fitmin.pl

Spółka nie jest zobowiązana do powołania Inspektora ochrony danych osobowych, nie wyznaczyła też tej funkcji dobrowolnie. Administrator gromadzi Państwa dane, dysponuje nimi i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe i zgodne z prawem przetwarzanie. Względem administratora mogą Państwo skorzystać ze swoich praw, w sposób określony poniżej.

2. DANE, KTÓRE PRZETWARZAMY, CEL I POWÓD ICH PRZETWARZANIA

Przetwarzamy tylko takie dane, które są niezbędne do zapewnienia Państwu wysokiej jakości usług i odpowiedniego dostarczenia zamówionych towarów lub do zareagowania na Państwa zapytania o towary, do umożliwienia Państwu udziału w naszym programie dla hodowców i realizacją naszych relacji z dostawcami usług związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujący sposób i do niżej określonych celów:

2.1. Zakup oferowanych towarów

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Podstawowe, przetwarzane przez nas dane identyfikacyjne obejmują te, które nam sami Państwo przekażą w podany poniżej sposób:

- za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres e-mail) na adresy przedstawicieli handlowych;

- telefonicznie za pośrednictwem linii telefonicznych przedstawicieli handlowych;

- poprzez pisemne zamówienie dostarczone przez dostawcę usług pocztowych na adres naszej siedziby;

- osobiście w naszych oddziałach.

Przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych:

- imię i nazwisko, adres do fakturowania (ewentualnie inny adres dostawy);

- adres e-mail oraz numer telefonu;

- numer NIP/REGON w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;

- informacje dot. zakupów i dokonanych płatności.

Niniejsze dane są częścią każdego zamówienia (a więc zawartej umowy sprzedaży) i są nam potrzebne do przetworzenia Państwa zamówienia, wysłania potwierdzenia złożonego zamówienia, wysłania informacji o planowanym czasie dostawy towaru i do komunikacji z Państwem podczas właściwego procesu dostawy zamówionego towaru. Bez ich udostępnienia nie bylibyśmy w stanie dostarczyć Państwu towaru.

Powód (podstawa prawna), dlaczego przetwarzamy dane:

- realizacja zawartej umowy sprzedaży (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia UE).

Dane z wzajemnej komunikacji

Przetwarzamy dane dotyczące naszej wzajemnej komunikacji związanej z zakupem towarów lub zapytaniami o towary, np. dodatkowe wymagania do zamówionych towarów, odpowiadanie na Państwa zapytania o określone towary, uwagi na temat świadczonych usług, komunikacja dotycząca dostawy zamówionych towarów, rozpatrywanie reklamacji itp. Podczas niniejszej komunikacji przetwarzamy następujące dane osobowe, które nam Państwo udostępniają: 

• imię i nazwisko, adres do fakturowania (ewentualnie inny adres dostawy);
• adres e-mail oraz numer telefonu;
• numer NIP/REGON w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;
• numer Państwa rachunku bankowego (przy reklamacji, w przypadku żądania zwrotu pieniędzy lub przy odstąpieniu od umowy).

Powód (podstawa prawna), dlaczego przetwarzamy dane:

• odpowiadanie na Państwa potrzeby przy zakupie towarów, rozpatrywanie reklamacji, odstąpienie od umowy – a więc czynności związane z realizacją zawartej umowy sprzedaży (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia UE);
• odpowiadanie na Państwa potrzeby przy wyrażeniu zainteresowania zakupem towarów (zapytania), a więc podejmujemy działania przed zawarciem umowy na Państwa żądanie (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia UE).

Księgowość i podatki

Gromadzimy Państwa dane identyfikacyjne i transakcyjne (w szczególności dotyczące płatności pieniężnych dokonywanych za zakupione towary, wszelkich zwróconych cen zakupu w ramach uzasadnionych reklamacji lub odstąpień od umowy), w celu wypełnienia naszych obowiązków księgowych i podatkowych nałożonych na nas przez obowiązujące prawo (w szczególności ustawę o rachunkowości i ustawę o podatku od towarów i usług). Są to dane podane na fakturach, dokumentach dostawy, pokwitowaniach wpłaty. Jeżeli prawo nakłada na nas obowiązek archiwizacji tych dokumentów, przechowujemy wraz z nimi Państwa dane osobowe, które muszą się znaleźć w tych dokumentach.

Powód (podstawa prawna), dlaczego przetwarzamy dane:

- przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia UE).

Wykonywanie (ewentualnie obrona) praw

W przypadku powstania sporu między naszą firmą a Państwem, przetwarzamy Państwa dane osobowe niezbędne do obrony naszych roszczeń prawnych w związku ze sporem, do czasu rozstrzygnięcia sporu. Z reguły w związku z tym przetwarzamy podstawowe dane klienta, dane dot. dostarczonych towarów, dokonanych płatności, dane z postępowania reklamacyjnego, dane z wzajemnej komunikacji, dane o podjętych działaniach prawnych i ich wynikach.

Powód (podstawa prawna), dlaczego przetwarzamy dane:

- przetwarzanie jest niezbędne dla uzasadnionych interesów administratora, tj. w celu ochrony naszych roszczeń i obrony przed roszczeniami (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia UE).

2.2. Komunikacja na podstawie udzielonej zgody

Wiadomości zawierające treści marketingowe będziemy mogli przesyłać tylko za Państwa uprzednią zgodą.

Zgoda jest DOBROWOLNA i można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody obejmuje tylko działania przyszłe, a zatem jej wycofanie nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania danych osobowych opartego na udzielonej zgodzie.

Jeśli nie wyrażą Państwo zgody, jedyną konsekwencją jest to, że nie będą Państwo otrzymywać informacji dot. nowości w naszej ofercie towarów, ofert promocyjnych lub podobnych informacji marketingowych. Brak zgody nie ma żadnego wpływu na możliwość zamówienia towarów lub skorzystania z innych oferowanych usług.

Każda udzielona zgoda jest ważna przez okres 5 lat (lub oczywiście do momentu jej odwołania z Państwa strony). W celu przesyłania wiadomości mailowych wymagamy podania  adresu e-mail. Podstawą prawną przesyłania ofert marketingowych jest w tym przypadku dobrowolna zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia UE.

2.3. Udział w programie dla hodowców

Jeśli zarejestrują się Państwo w programie dla hodowców za pośrednictwem naszej strony internetowej, to w celu umożliwienia zawarcia i realizacji umowy dotyczącej Państwa udziału w naszym programie dla hodowców przetwarzamy Państwa dane:

- dane, które podają Państwo w formularzu rejestracyjnym do programu dla hodowców, ewentualnie później w Państwa koncie użytkownika (w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe),

- dane, których wymagamy od Państwa w celu sprawdzenia, czy spełniają Państwo warunki naszego programu dla hodowców (w szczególności informacje o Państwa hodowli, farmie hodowlanej),

- dalsze informacje na temat realizacji umowy dotyczącej udziału w programie dla hodowców i komunikacji z Państwem

Powód (podstawa prawna), dlaczego przetwarzamy dane:

- działania związane z realizacją zawartej umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia UE);

- odpowiadanie na Państwa potrzeby przy wyrażeniu zainteresowania udziałem w programie dla hodowców, a więc podejmujemy działania przed zawarciem umowy na Państwa żądanie (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia UE).

2.4. Nawiązywanie i kształtowanie relacji odbiorca-dostawca

W celu prawidłowego funkcjonowania naszej Spółki musimy nawiązywać takie relacje odbiorca-dostawca, które są związane z naszą działalnością gospodarczą (np. z dostawcami materiałów, towarów i usług, przewoźnikami, wynajmującymi lokale, zewnętrznymi dostawcami usług IT, doradcami podatkowymi itp.). W tym celu przetwarzamy tylko minimalny zakres danych osobowych (jeśli przekazano nam dane kontaktowe, takie jak adres e-mail czy numer telefonu, ewentualnie numer REGON i NIP osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), który jest bezpośrednio związany z zawartą umową i jej realizacją. W związku z tym przechowujemy dane osobowe tylko przez okres trwania stosunku umownego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (ewentualnie w celu spełnienia obowiązków prawnych wynikających w szczególności z przepisów prawnych o charakterze podatkowym lub księgowym, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.5. Pliki cookies

Podczas korzystania z naszych stron internetowych www.eshop.dibaq.pl i www.fitmin.pl. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane za pomocą plików cookie. Szczegółowe informacje na temat plików cookies i innych technologii śledzenia używanych na naszych stronach można znaleźć w Informacjach o plikach cookies. W Informacjach o plikach cookies znajdą Państwo informacje na temat możliwości ograniczenia plików cookies i technologii śledzenia.

3. JAK DŁUGO PRZECHOWYWUJEMY PAŃSTWA DANE?

Spółka przetwarza dane osobowe przez minimalny okres, przez który jest zobowiązana do przetwarzania danych osobowych.

3.1 Dane osobowe klientów i dostawców

Przetwarzamy dane osobowe naszych klientów i dostawców przez okres istnienia stosunku umownego, który jest powodem przetwarzania tych danych osobowych, w tym przez okres, w którym stronom przysługują wzajemne uprawnienia wynikające np. z rękojmi, nienależytego wykonania umowy etc. To znaczy, że w przypadku zawarcia umowy zakupu będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do czasu upłynięcia terminu na skorzystanie z praw wynikających z wad towaru, w przypadku umowy o uczestnictwo w programie dla hodowców zachowamy je przez okres trwania tej umowy.

Po tym terminie dane osobowe zostaną usunięte / zanonimizowane w ciągu 1 miesiąca; jednak nie w przypadku, gdy będziemy potrzebować ich po tym okresie do innych celów, np. w celu obrony naszych roszczeń (a więc w celu rozwiązania powstałego sporu, np. z powodu reklamacji) lub z innych przyczyn prawnych (np. spełnienia obowiązków księgowych i podatkowych, uzyskania Państwa zgody na działania marketingowe itp.).

4. ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzamy tylko dane osobowe, które otrzymaliśmy od Państwa lub uzyskaliśmy podczas komunikacji z Państwem podczas realizacji zamówień lub w związku z Państwa działaniami związanymi z realizacją zamówień towarów.

Nie wyszukujemy ani nie przetwarzamy danych osobowych na Państwa temat ze źródeł publicznych.

5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Zasadniczo administrujemy Państwa danymi osobowymi wewnątrz Spółki i nie przekazujemy ich stronom trzecim, chyba że jest to konieczne. Taka potrzeba może pojawić się w przypadku zewnętrznych dostawców / usługodawców, takich jak np. przewoźnicy zamówionych towarów, dostawcy usług IT, dostawcy usług prawnych, dostawcy usług związanych ze stronami internetowymi, firm wysyłających informacje handlowe, partnerzy zbierający dla nas kontakty do osób zainteresowanych wysyłaniem informacji handlowych itp. W takim przypadku z tymi podmiotami - podmiotami przetwarzającymi dane osobowe - zawierane są  umowy, na podstawie których przetwarzający zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa przekazywanych danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem UE. Siedziba dostawców usług IT znajduje się w UE, a dane osobowe nie są przekazywane poza UE.

Niektóre organy administracji państwowej mają prawo żądać przekazania informacji dot. Państwa danych w celu spełnienia swoich obowiązków prawnych (np. organy ściągania, inspekcje państwowe, organy kontroli skarbowej). Udostępniamy dane tylko wtedy, gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa powoływanych jako podstawa żądania właściwego organu.

6. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

6.1. Prawo dostępu do danych osobowych

Mają Państwo prawo dostępu do wszystkich przetwarzanych danych osobowych. Na Państwa żądanie dostarczymy kopię przetwarzanych danych osobowych w formacie do odczytu maszynowego.

6.2. Prawo do poprawiania danych osobowych

Mają Państwo prawo do poprawiania zmienionych danych osobowych (lub nieprawidłowo podanych danych z dowolnej przyczyny). Dokonamy żądanych zmian, gdy nie będziemy mieli uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby żądającej. W przypadku takich wątpliwości poprosimy o dodatkowe dane służące identyfikacji.

6.3. Prawo do usunięcia danych osobowych

Mają Państwo prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, które przetwarzalibyśmy w nieuprawniony sposób.

6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Mają Państwo prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych na warunkach określonych w art. 18 Rozporządzenia UE (szczególnie w przypadku, gdy wniesiono sprzeciw lub istnieje spór dotyczący zasadności przetwarzania danych).

6.5. Prawo do przenoszenia danych osobowych

Mają Państwo prawo otrzymać od nas automatycznie przetwarzane dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, ewentualnie także prawo abyśmy przekazali te dane innemu administratorowi, o ile jest to technicznie wykonalne.

6.6. Prawo do cofnięcia udzielonej zgody

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, mają Państwo prawo odwołać tę zgodę w dowolnym momencie.

6.7. Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji

Mają Państwo prawo by nie podlegać żadnej decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które miałoby dla Państwa skutki prawne lub miałoby na Państwa znaczący wpływ. Nasza Spółka nie wykonuje takiego automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.

6.8. Prawo do sprzeciwu

Mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu, jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o nasz uzasadniony interes.

6.9. Prawo do złożenia skargi

Mają Państwo prawo w dowolnym momencie skontaktować się z naszą Spółką w sprawie skargi, ewentualnie złożyć skargę w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

6.10. Sposób korzystania z praw

W celu skorzystania z wyżej wymienionych praw, prosimy o kontakt z nami na adres e-mail: info@fitmin.pl, lub pisemnie, za pośrednictwem poczty.

Jesteśmy zobowiązani do niezwłocznego, bezpłatnego poinformowania Państwa o podjętych działaniach, w każdym przypadku w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku. W razie potrzeby termin ten może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące, biorąc pod uwagę złożoność i liczbę wniosków. Jeśli nie uznamy Państwa wniosku, o przyczynach jego nieuznania będziemy Państwa niezwłocznie informować (najpóźniej w ciągu jednego miesiąca).

W niektórych przypadkach określonych w ustawie nie jesteśmy zobowiązani do pozytywnego rozpatrzenia wniosku w całości lub w części. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wniosek jest ewidentnie bezzasadny lub nieadekwatny, w szczególności dlatego, że składanie wniosków ma charakter uporczywy. W takich przypadkach możemy: (i) nałożyć uzasadnioną opłatę uwzględniającą koszty administracyjne lub (ii) odmówić rozpatrzenia wniosku.